분업을 조정하기 위한 하나의 기본적인 방법은 어떤 사태가 발생했을 때 사람들이 취해야 할 행동들의 규칙이나 절차를 미리 정하여 두는 것(행동의 프로그램화)이다.
어떤 상황 하에서 규칙이나 절차를 정해두면 일일이 협의하지 않더라도 또는 경우에 따라서는 관리자가 개입하지 않더라도 일을 조정할 수가 있다. 소방서의 예를 들어보자.
소방서에 화재신고가 들어오면 일일이 관리자의 지시가 없어도 소방차의 엔진에 시동을 건다, 장비를 준비한다, 화재장소를 지도에서 찾고 출동하는 등의 활동이 진행된다.
일일이 관리자의 지시를 기다리거나 협의하고 있어서는 그 사이에 화재가 크게 되어버린다.
이와 같이 행동의 프로그램화에 의해 조정의 부담은 훨씬 줄어들고 행동도 빨라진다.
따라서 예측가능하고 일상적으로 일어나는 사태에 대해서는 대응행등을 프로그램화해 두는 것이 최상이다.
그러나 불확실한 세계에서는 예측할 수 없는 돌발적인 사태가 발생하기 때문에 모든 행동을 프로그램화하기는 대단히 곤란하다.
그래서 예상할 수 있는 사태에 대해서는 철저히 프로그램을 통하여 행동하되, 예외적인 사태에 대해서만 관리자 또는 협의에 의한 조정을 하도록 한다면 조정의 부담은 경감된다.
(이를 예외관리(management by exception)라고 한다).
한편, 행동프로그램은 개개인의 경험이나 직장의 관습으로서 개인의 머릿속에 존재할 수도 있고 규칙, 업무분장 규정, 또는 표준작업절차(standard operating procedure: SOP)로서 문서화되어 있는 경우도 있는데 이때 문서화를 추진하는 것을 조직의 공식화라고 한다.
문서화의 가장 큰 이점은 행동 프로그램(이 경우 행동프로그램은 조직적 학습의 성과이다)을 명확하게 하고 새로 배치된 사람들에게도 업무 방식을 간단히 전달할 수 있다는 데 있다.
한편, 실패나 성공의 경험을 바탕으로 프로그램이 변경되고 다시 고쳐짐으로써 조직은 진화하게 되는 것이다. 그러나 문서화는 조직에 역기능을 일으키는 측면이 있다.
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