해피레포트 - [CIO BIZ] `모든 문서 매핑` 업무 중복 줄고 효율성 크게 향상

카테고리 : 레포트 > 기타 파일이름 :100524084716_.jpg 문서분량 : 1 page 등록인 : etnews 문서뷰어 : 뷰어없음 등록/수정일 : 10.05.20 / 10.05.20 구매평가 : 다운로드수 : 0 판매가격 : 300 원

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[CIO BIZ] `모든 문서 매핑` 업무 중복 줄고 효율성 크게 향상

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동양종합금융증권은 효율적으로 협업할 수 있는 업무 환경을 만들기 위해 지난 4월 초 워크플레이스(WP) 2.0을 오픈했다. WP2.0은 그룹웨어와 지식관리시스템(KMS), 업무관리시스템 등 3가지가 합쳐진 것으로, 앞으로 그룹 계열사 모두에 적용된다. 앞서 구축한 WP1.0은 동양종금증권을 제외한 동양그룹 계열사에서 그룹웨어를 통합해 IBM 로터스 노츠 기반으로 구축한 것을 일컫는다. WP2.0은 1차적으로 진행했던 계열사의 통합그룹웨어에 KMS와 업무관리시스템, 그리고 모바일 연동 등을 새롭게 추가한 것이다. 동양종금증권 박호영 기업문화혁신팀장은 “WP1.0은 계열사의 다양한 메일 시스템들을 단일 시스템으로 통합하는 수준의 그룹웨어시스템 구축 작업이었고, WP2.0은 전사적으로 지식을 공유하고 그룹의 업무 문화를 혁신하는 도구로 발전시키기 위한 것으로 만들었다”며 “하지만 WP1.0과 2.0 모두 협업과 커뮤니티 기능을 강화하기 위한 동일한 목적으로 추진된 것이었다”고 설명했다. 동양그룹에서는 이번에 동양종금증권에서 구축한 WP2.0의 시스템명을 ‘T-ONE’으로 결정했다. 이는 직원들을 대상으로 시스템명을 공모한 것으로, 동양(T)그룹 전체가 한(ONE) 곳에서 모여서 신나게 일하면서 협업 문화를 내재화하자는 의미를 담고 있다. ◇협업 업무 환경 구축에 초점= 동양종금증권은 WP2.0을 구축하기 전까지 MS 익스체인지 서버 기반의 그룹웨어(마이존)를 운영해 왔다. 동양종금증권의 그룹웨어도 그룹의 표준시스템이었던 IBM로터스 노츠로 통합하는 작업을 진행하게 되면서 기존 WP1.0 고도화 작업을 동양종금증권이 진두지휘하게 된 것이다. 즉, 동양종금증권이 최종적으로 WP1.0을 고도화시켜 전체 계열사로 관련 적용하도록 한 것이다. 지난해 4월 1일부터 프로젝트를 시작해 올해 4월 2일 동양종금증권에서 우선 신시스템을 오픈했다. 제2.0은 IBM로터스 노츠 기반에 날리지큐브의 KMS 솔루션이 적용됐다. 동양종금증권은 이번 WP2.0을 구축하면서 일하는 방식과 문화의 혁신을 도모하고자 협업 환경을 강화하는 것을 중요시했다. 특히 학습동아리(CoP)의 활성화에 초점을 뒀다. 지난 4월 오픈한 이후 현재 42개의 CoP가 생성됐고, 그 중에서는 활성화되고 있는 것도 많다. 아무런 지원 제도 없이 자연스럽게 발생한 것이라는 것에 동양종금증권측은 좋은 점수를 주고 있다. 향후 보상 체계 등이 구체화되면 보다 더 활성화될 것으로 기대하고 있다. 동양종금증권 BA전략팀 나홍석 과장은 “기존에도 증권사에서 상품 개발에 대한 아이디어 공모한 적이 있었는데, 타사 계열사들이 직접 고객의 입장에서 좋은 아이디어를 주기도 했다”며 “향후 그룹사로 확대 적용하게 되면 다양한 시너지 효과를 기대할 수 있을 것으로 보인다”고 기대했다. 동양종금증권은 업무 효율성을 높이기 위해 모든 문서가 서로 매핑되도록 했다. 만약 A라는 업무를 하면 기존에는 보고서 따로 만들고, 관련 담당자에세 e메일로 다시 보내는 등 중복되는 업무들이 많았다. 하지만 WP2.0을 구축하면서 업무 카드를 하나씩 만들어 하나의 카드 내에서 모든 관련 업무의 정보들을 매핑시킬 수 있도록 했다. 그 업무와 관련된 사람들에게도 일일히 정보를 전달해 주는 것이 아니라 쉽게 공유될 수 있도록 했다. 그리고 WP2.0은 스마트폰과도 연동했다. 스마트폰으로 푸시 메일서비스를 제공하고 일정관리시스템 등과도 연결했다. 전자결재도 빠른 시일내에 가능하게 할 계획이다. 동양종금증권 기업문화혁신팀 남정환 과장은 “다른 기업들의 경우 지원하는 모바일 기기를 제한하지만 동양종금은 아이폰, 블랙베리 등 다양한 형태의 모바일 기기를 다 지원할 수 있도록 하고 있다”며 “아직까지는 주로 임원들을 대상으로 활용되고 있지만 점차 전사 직원들에게 적용범위를 넓혀나갈 것”이라고 말했다. 동양종금증권은 이번 WP2.0을 구축하면서 엔터프라이즈 2.0 기능들도 대거 수용했다. 개인 블로그 시스템을 탑재했을 뿐 아니라 위키 기술 등도 적용했다. 이 외에도 사내외 뉴스정보를 가지고 회사의 평판을 관리하는 시스템도 구축해 마케팅, 홍보, CRM팀 등 필요한 부서에 실시간으로 확인할 수 있도록 했다. ◇7월부터 전 그룹 계열사 적용= 하지만 이번 프로젝트를 추진하면서 동양종금증권은 어려움도 많았다. 특히 그룹 계열사 전체가 사용할 통합시스템이었던 만큼 요구 사항들도 굉장히 많았다는 게 동양종금증권측의 얘기다. 그룹사에 확대 적용할 것으로 염두에 두고 진행된 프로젝트였던 만큼 동양종금증권의 프로젝트에 그룹전략기획본부가 직접 참여해 각 계열사의 요구 사항들을 모아 이를 프로젝트에 반영하는 역할을 했다. 그룹전략기획본부는 기존의 WP1.0을 직접 운영해 왔던 곳이기도 하다. 박호영 팀장은 “계열사의 의견을 모두 받아서 진행을 한 것인 만큼 이를 표준화하는 데 시간이 많이 소요됐다”며 “이번 작업에서는 공통된 부분만 우선적으로 진행한 것이고, 향후 7월 시스템을 가동할 때는 각 계열사별로 특화된 부분들이 적용된다”고 말했다. 동양종금증권은 당초 올해 초 시스템 오픈을 계획했지만 예상했던 오픈 일정 보다 3개월 가량 늦춰졌다. 이유는 바로 그룹웨어 업그레이드 작업과 동시에 KMS와 업무관리시스템 등을 동시에 구축하다보니 개발 범위가 컸고, 중간에 추가적으로 요구되는 사안들도 있었기 때문이다. 여기에 그룹 표준화 작업에도 많은 노력이 필요했다. 동양종금증권은 WP2.0의 오픈에 맞춰 별도의 조직도 신설했다. 지난 1월부터 기업문화혁신팀을 새롭게 신설해 다양한 변화관리 뿐 아니라 요구 분석과 함께 계열사간 시너지 효과를 높이기 위한 작업들을 고민 중이다. 기업문화혁신팀은 크게 기업문화와 지식경영 두 가지 업무로 나눠져 있으며 총 7명으로 구성돼 있다. 이들은 현재 WP2.0의 활성화를 위해 마일리지제도 등을 도입하는 등 보상 부분에 대해 신중하게 검토하고 있다. 동양종금증권은 지난 4월 동양종금증권에서 운영을 시작한 데 이어 곧바로 전 계열사로 확대하는 작업에 착수했다. 현재 각 계열사별로 시스템 구축 작업을 진행 중으로, 오는 7월 동시에 전 계열사가 오픈할 예정이다. 또한 올해 말 오픈할 예정인 동양종금증권의 차세대 시스템과 그룹통합인사시스템 등도 WP2.0에서 볼 수 있도록 할 예정이다. 성현희기자 sunghh@etnews.co.kr

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