각급학교 생활기록부 취급요령 1989. 2. 23 개정, 교육부훈령 제 459호)에 의하면 생활기록부는 학생이 졸업한 해로부터 50년간 당해학교에 보관하도록 되어 있으며, 기재 및 처리요령은 다음과 같다. 기입은 한글로 하되, 기입란이 부족할 때에는 학교특성에 따라 증란 또는 첨지하여 사용한다. 생활기록부 시행에 필요한 보조부는 각 학교의 실정에 알맞게 작성·시행함을 원칙으로 하되, 시·도교육청 별로 일정한 서식을 사용하여도 무방하도록 되어있다. 학생이 전학할 때에는 생활기록부 원본을 현 재적학교에서 전학하는 학교로 송부한다. 기재사항 일부분을 삭제 또는 수정할 때에는 문서의 삭제 또는 수정한글자의 중아에 두선을 그어 원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하고, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정된 곳에 날인하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 도는 수정한 자수를 표시하고 관인으로 날인하여야 한다. 생활기록부의 서식은 초등학교, 중학교, 일반계 고등학교, 실업계 및 기타 계열 고등학교용 등 4가지 종류이다.
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