해피레포트 - [테마기획]공인전자문서보관소와 전자화문서시스템 보안솔루션

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[테마기획]공인전자문서보관소와 전자화문서시스템 보안솔루션

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최근 산업자원부·산하기관에서 추진 중인 공인전자문서보관소(이하 공전소) 제도는 관련 솔루션 사업자에 새로운 시대를 알리는 계기가 되고 있다. 특히 공전소 관련 실효성이 높은 분야는 종이를 페이퍼리스화해서 업무 프로세스 개선 및 비용절감을 추구하는 문서 이미징 분야다. 최근 공전소 제도와 함께 업계에 반향을 불러온 ‘전자화문서 작성 절차 및 방법에 관한 규정’으로 산업자원부(고시 2007-85호)에서는 공전소 활성화를 위한 관련 고시 및 시행령을 계속 보완하고 있다. 얼마 후에는 △기업 대 기업 △기업 대 공공기관 △민간 대 기업 등의 물류 이동이 전자적 형태로 흐르는 진정한 전자정부, 전자적 시대가 도래할 것으로 보인다. ◇이미지 시스템 변천=1990년대 이후 국내 많은 관공서 및 금융기관·일반기업에서는 업무상 수없이 많이 발생하는 이미지를 더욱 효율적으로 활용, 업무에 적용하기 위해 이미지 시스템을 도입했거나, 도입을 진행 중이다. 특히 금융기관은 이미지·워크플로라는 시스템을 도입, 업무에 획기적인 변화를 가져왔다. 즉, 이미지 시스템은 기업이 비즈니스 업무를 수행하는 종이 기반의 업무프로세스를 이미지 기반의 업무프로세스로 변환시키는 중요한 역할을 한 것은 분명하다. 이에 전자문서관리시스템(EDMS) 도입, BPR 및 PI 시스템 등 10년 이상 ‘페이퍼리스 오피스 구현’ ‘클린 오피스 구현’ ‘프로세스 혁신’ 등으로 업무환경의 대변화를 이룬 지금에도 여전히 기업이 종이 문서 보관과 활용에 많은 노력과 비용을 투입하고 있는 것이 현실이다. 초창기 이미지 시스템(1세대)은 단순 저장·검색·조회 등의 단순 EDMS시스템 수준이었다. 여기에 업무 워크플로란 시스템과 합쳐져 이미지·워크플로란 이미지 기반의 업무시스템이 활성화되기 시작했다. 이러한 시스템에서는 시스템 연계 및 이미지의 메타 데이터를 업무 프로세스에 반영, 업무 프로세스 개선 등의 2세대(이미지·워크플로우)로 변화 발전했다. 이제 차세대(3세대)에는 업무 활용은 기본이고 보다 다양한 이미지·콘텐츠 기반의 데이터베이스를 통한 부가가치를 창출하는 모델로 변화하고 있다. 즉, 종이문서 보관에 따른 비용절감을 위한 전자화 시스템 도입, 기존의 유통흐름의 대변환을 가져올 기업 대 기업의 종이문서 유통에서 전자문서 유통 등 전자적 데이터 기반의 유통 흐름이 그것이다. 이와 함께 정보에 대한 접근이 쉬워지고, 통제의 수단이 요구되면서 정보 보호와 관련된 기술이 병합·통합돼 가고 있다. 이미지 보안이란 전자화 문서를 생성하고 유통하는 데 있어 이미지 자체에 대한 위·변조 검증(원본증명)과 접근 통제를 통한 위·변조 방지란 두 가지 쟁점에 대한 이슈로 떠오르고 있다. 지금까지 이미지 시스템이 정보를 생성하고 가공하는 데 치중했다면 이제는 정보의 생성에서부터 유통·폐기에 이르는 모든 단계에 대한 투명성을 어떻게 보장할 것인지가 중점 과제가 된 것이다. ◇공인전자문서보관소와 전자화시스템=2세대 이미지 시스템은 기업 자체의 이미지 기반 업무프로세스를 개선·발전함으로써 기업 경쟁력 강화에 크게 이바지하고 있다. 이제는 국가를 하나 거대 기업으로 볼 때 업무 혁신 및 프로세스 개선에 앞장서야 할 적기로 판단된다. 즉, 기업 대 기업, 기업 대 개인, 기업 대 국가를 상대로 한 거대의 종이문서 흐름을 전자적 데이터에 대한 흐름으로 변화시키고 제3세대가 지향하는 페이퍼리스시스템, 전자 정부 및 전자 국가에 대한 비전을 향해 한 걸음 전진해야 할 때인 것이다. 이에 정부에서는 법적 추정력을 가질 수 있는 전자적 데이터의 물류 거점으로 공전소 제도를 도입, 종이문서의 전자적 데이터(전자화문서)를 생성·유통하는 방법으로 ‘전자화문서 작성 절차 및 방법’에 대한 규정을 고시하게 됐다. 이로써 각 금융기관 및 기업 내의 종이문서 보관에 대한 획기적인 변화가 예상되고 있다. 이제 기업을 이용하는 소비자뿐만 아니라, 실물을 창고에 보관해야 하는 기업들은 부담을 덜 수 있다. 기업들은 지금까지 각종 거래 계약서·전표·가입신청서 등 법적으로 5년 혹은 영구 보존해야 하는 문서를 대형 창고에 보관하고 있다. 특히 고객과의 종이문서 거래가 많은 은행·보험사·병원 등은 보관료만 해마다 수십억원이 소요된다고 한다. 이를 위해 산자부는 지난 2년 동안 공인전자문서보관소에 보관된 전자문서 법률적 효력 인정 및 진정성 추정을 위해 전자거래기본법 개정과 시행령 마련에 심혈을 기울여왔다. 이를 통해 전자문서 효력을 부인하는 28개 법률, 56개 조항이 새롭게 다듬어졌다. 전자화 시스템은 종이문서를 폐기하고 법적인 효력을 갖고자 하는 기업이 일정한 수준의 전자화 시스템을 확보, 전자거래진흥원으로부터 인증을 받아야 한다. 보통 공인전자문서 보관소 내에 전자화 시스템이 포함돼 있는 것으로 알고 있다. 하지만 전자화 시스템은 공인전자문서보관소와 동격 혹은 상호 보완적인 시스템이다. 즉, 공인전자문서보관소 사업자에 있어서 전자화 시스템은 공전소의 다양한 응용서비스 중 하나로 인식되는 것이 보다 정확하다. 전자화시스템은 이용 고객사 입장에서 갖추어야 할 시스템으로 공전소의 운용 주체는 보관소 사업자이며, 전자화 시스템의 운용주체는 이용 고객사가 되는 것이다. 이용 고객사는 전자화 시스템 운용 및 관리규정을 수립하고, 전자거래 진흥원에서 해당시스템의 인증을 받게 될 것으로 보인다. 향후 전자화 시스템을 도입해 공전소를 이용하고자 하는 고객사는 전자화 시스템에 대한 구축이 요구되고, 전자화 문서를 생성하고 관리하는 규정이 필요하다. 또 전자화와 관련된 관계자는 이에 대한 교육을 진흥원 또는 위탁업체로부터 교육 이수를 받아야 할 것이다. 전자화시스템은 전자 문서를 생성하고, 임시 보관하는 중에 전자화 문서에 대한 무결성·신뢰성·가독성을 유지해야 하고, 공전소로 보내기 위한 기술규격에 준하는 정보패키지를 생성하는 범위까지 고려하는 것이 바람직하다. 이용 고객사는 공전소에 맡기고자 하는 전자화 문서는 결국 제3자(이용고객사의 고객)과 연관되는 서류가 있을 수 있을 것이며, 법적으로 보관대상이 되는 서류가 있을 것이다. 공전소는 이용고객사의 내용을 볼 수 없어야 하며, 이용 고객사가 지정 또는 유통의 대상이 되는 또 다른 권한을 가진 자에게만 열람 및 발급해야 한다. 결국 이용 고객사가 공전소가 아닌 제3자와의 비즈모델에 의한 유통을 하고자 하는 때에는 생성에서부터 보관에 이르기까지의 증명을 할 수 있어야 할 것이다. 따라서, 공전소를 이용하여 주요 서류에 대한 전자화 문서의 생성·작성에 대한 시스템은 이용 고객사가 갖추고 인증을 받아야 하는 시스템이다. 물론 공전소 사업자가 비즈니스 차원에서 서비스를 제공할 수도 있을 것이다. ◇전자화 시스템 도입=전자화 문서란 물리적 종이문서를 전자적 형태로 변환하는 장치인 스캐너를 통해 전자적 문서형태를 말한다. 이는 ‘전자화 문서 작성 절차 및 방법(이하 전자화 고시)’에 관한 규정으로 산업자원부 고시 2007-85호에 자세히 언급돼 있다. 전자화 고시에서 언급하는 종이문서를 전자화문서로 변환하는 시스템을 전자화시스템이라 한다. 전자화시스템은 이미지 문서에서 가독성 저하 문제, 이미지문서에 대한 전자적 위·변조 여부, 전자화 문서의 신뢰성 등에 주요한 이슈와 이들의 해결책을 요구하고 있다. 더구나 일본의 e문서법보다 더 철저한 규정에 대해 언급하고 있다. 이제 세계 최초로 2007년 11월부터는 종이문서를 공전소에 보관하기 위해 전자화 고시에 적합한 솔루션을 도입, 인증된 시스템(전자화시스템)을 통해 전자화문서를 생성하고 공인전자문서보관소의 기술규격에 준용하도록 전자화문서를 패키징하여 보관할 수 있게 됐다. 그러나 기업에서 전자화시스템 도입할 때는 두 가지의 목적을 이룰 수 있도록 고려해야 할 것이다. 첫번째는 기존 이미지 시스템의 업무 프로세스 및 인프라에 부담을 주지 않으면서 전자화 고시에서 언급하는 무결성, 가독성, 신뢰성을 만족하도록 하는 것이다. 전자화 고시에서 언급하는 전자화시스템이 기존 이미지 시스템의 업무 프로세스 및 인프라에 전혀 영향을 주지 않을 수는 없다. 이는 기존의 스캐닝 시스템이 추구하는 목표와는 그 성질이 다르기 때문이다. 기존의 스캐닝 시스템은 종이문서의 이미지화, 빠른 인덱싱, 검색·조회의 용이성 등이 주요 과제였다면 전자화시스템은 위에서 언급한 무결성, 가독성, 신뢰성에 그 주안점을 두고 있다. 그렇다면, 향후 기업에서 전자화 시스템을 도입하고 운용하기 위한 가장 적절한 시스템의 요구사항은 위의 그림에서 언급한 것과 같이 이미지화 작업, 인덱싱 작업, 검색·조회의 용이성과 이들을 포함하며 스캐닝 시점에서부터의 보안성과 위변조 방지, 전체적인 보안정책, 가독성을 해치지 않기 위한 이미지 압축 등을 고려한 전체적인 전자화시스템에 대한 목표를 성취할 수 있는 시스템 구축이 필요할 것이다. 두번째는 전자화시스템 이용자들에 대한 교육이 잘 이뤄져야 한다. 기업에서는 전자화시스템 도입시 정책과 규정에 대한 수립과 이들 시스템을 사용할 작업자 혹은 이용자들에 대한 교육을 철저히 해야 한다. 결국 전자화시스템을 이용하는 것은 이용자들 자신이기 때문이다. 안정적인 전자화 솔루션과 이용자(작업자)들에 대한 철저한 교육을 통해서먼 세계 최초로 운용하는 공전소제도가 더욱 빛을 발할 것으로 보인다. kupark@inzisoft.com ◇인지소프트 박기언 이사 1990년 부산대학교 전산통계학과 졸업 1990년 ∼ 1995년 동양SYSTEMS 제안서팀 팀장 1995년 ∼ 2000년 삼성전자 시스템영업부 솔루션영업 과장 2000년 ∼ 2002년 인사이트테크놀로지 영업본부장 2002년 ∼ 현재 인지소프트 이미지보안사업부 사업부장

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